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Frais professionnels: l'aide au transport des salariés

Auteur : DANIEL Jean-Philippe
Publié le : 02/03/2009 02 mars mars 03 2009
Actualités du cabinet
Entreprises / Ressources humaines / Salaires et avantages

La circulaire du 28 Janvier 2009 précise les conditions d'application de l'article 20 de la Loi de financement de la Sécurité Sociale du 17 Décembre 2008 relative aux frais de transports entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés.

Les conditions de remboursement des frais de transportLa circulaire DGT-DSS N°01 du 28 janvier 2009 précise les conditions d'application de l'article 20 de la Loi de financement de la Sécurité Sociale N°2008-1330 du 17 décembre 2008 relative aux frais de transports entre la résidence habituelle et le lieu de travail des salariés.

Applicable depuis le 1er janvier 2009, ce texte a pour but d'étendre à toutes les régions le dispositif de remboursement des frais de transports en commun déjà en place en région parisienne tout en intégrant des modalités spécifiques de prises en charge des frais de carburant pour certains salariés utilisant leur véhicule personnel.


I- Sur la prise en charge des frais de transports collectifs ou d'abonnement à un service public de location de vélos

1- En application de l'article 20 de la Loi de financement codifié à l'article L 3261-2 du Code du Travail, tout employeur doit prendre en charge 50% des frais d'abonnement à un service public de transports collectifs ou de location de vélos engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sous peine d'être sanctionné de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème Classe (soit 750 Euros pour les personnes physiques et 3 750 Euros pour les personnes morales).

2- L'employeur est en droit de refuser la prise en charge de ces frais de transports lorsque le bénéficiaire perçoit déjà, pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, des indemnités d'un montant au moins égal à la prise en charge légale ou lorsque le salarié n'engage pas de frais (ex : l'employeur organise lui-même le transport de ses salariés).

Dans l'hypothèse où cette prise en charge financière existe mais que ce montant est inférieur au dispositif légal, l'employeur devra la compléter à hauteur des 50% du coût des frais engagés ou mettre en œuvre le nouveau dispositif légal.

3- L'employeur n'est tenu de prendre en charge que les titres de transports ou abonnements permettant de réaliser, dans le temps le plus court, les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié et sur la base du tarif de seconde classe.

4- Si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet, l'employeur prendra en charge 50% des différents titres d'abonnements.

5- La prise en charge des frais de transports est subordonnée à la remise ou à la présentation des titres et de la copie de l'abonnement souscrit par le salarié.

S'agissant des salariés intérimaires, une attestation sur l'honneur rédigée à l'attention de l'entreprise de travail temporaire suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d'abonnements en application de l'article L 1251-45 du Code du Travail.

6- Le salarié à temps partiel a également droit à une prise en charge qui varie selon la durée du travail :

- La prise en charge est identique à celle du salarié travaillant à temps plein lorsqu'il travaille au moins un mi temps apprécié soit par rapport à la durée légale hebdomadaire soit par rapport à la durée conventionnelle lorsque celle-ci est inférieure à la durée légale,

- La prise en charge s'effectue au prorata du nombre d'heures travaillées lorsque le temps partiel est inférieur à un mi temps.

7- Le bulletin de paie doit comporter le montant de la prise en charge des frais de transport collectif ou d'abonnement à un service public de locations de vélos.

Afin de permettre l'adaptation des logiciels de paie, l'omission de cette mention ne sera pénalement sanctionnée qu'à compter du 1ER AVRIL 2009 (contravention de la 3ème Classe).


II- Sur la prise en charge des frais de transports personnels

1- De manière facultative, l'employeur peut prendre en charge tous ou partie des frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique engagés par certains salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Lorsque l'employeur décide de prendre en charge ces frais, tous les salariés remplissant les conditions posées par l'article L 3261-4 du Code du Travail doivent bénéficier de cette prise en charge.

2- Cette prise en charge est exclusive du remboursement des frais d'abonnements à un transport collectif ou à un service public de locations de vélos.

3- S'agissant des entreprises soumises à l'obligation annuelle de négocier, l'article L 3261- 4 du Code du Travail exige la conclusion d'un accord entre l'employeur et le ou les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Pour les autres entreprises, l'employeur peut décider unilatéralement de cette prise en charge sauf à consulter au préalable le comité d'entreprise ou à défaut, les délégués du personnels.

Les modalités d'attribution de la prime sont fixées librement par les parties à l'accord d'entreprise ou par l'employeur.

En cas de modification de ces modalités, un délai de prévenance d'au moins un mois doit être respecté.

4- Cette prise en charge concerne les salariés :

- Dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile de France et d'un périmètre de transports urbains,

- Dont la résidence ou le lieu de travail se trouve pourtant dans ces zones lorsque l'utilisation du véhicule personnel est rendu indispensable soit parce que le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail n'est pas desservi par les transports en commun, soit en raison d'horaires particuliers de travail (travail de nuit, horaires décalés,…).

- Sont exclus de ce dispositif facultatif les salariés bénéficiant d'un véhicule mise à leur disposition par l'employeur avec prise en charge des frais de carburant.

- Pour les salariés à temps partiel, les modalités de prise en charge sont identiques à celles prévues par le remboursement des frais de transports collectifs.


III- Sur le régime social applicable

1- La prise en charge obligatoire des frais de transports publics et des frais d'abonnement au service public de location de vélos n'entre pas dans l'assiette des cotisations des contributions sociales sous condition de la remise à l'employeur d'une copie de l'abonnement souscrit par le salarié ou de l'attestation sur l'honneur s'agissant des salariés intérimaires.

2- La prise en charge des frais de transports personnels n'est assujetti à aucune cotisation ni aucune contribution dans la limite de 200 Euros par an et par salarié.

Toutefois, le bénéfice de cette prise en charge ne peut être cumulé avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

En revanche elle peut se cumuler avec l'exclusion d'assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques sous réserve de ne pas excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.

Cet article n'engage que son auteur.
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